Auxiliar de compras de la FIP

Sobre la FIP

La FIP nació de una idea muy sencilla: pensar la paz es el mejor comienzo para construirla. Esa idea y la convicción de que, para lograr un cambio tenemos que trabajar juntos para vivir tranquilos, ha guiado nuestro trabajo. En ese camino, hemos comprobado que, sumando ideas es que se materializa la paz.

Durante más de 20 años de trabajo hemos perfeccionado una fórmula que parece simple, pero da resultados: comprendemos muy bien las realidades de Colombia, para después crear soluciones que respondan a esas necesidades. Esto nos permite identificar oportunidades y conectar personas, agendas e iniciativas.

La Fundación cuenta con un equipo académico y profesional robusto que trabaja en cuatro agendas temáticas: “Conflicto y violencia organizada”, “Seguridad y Gobernanza”, “Conducta Empresarial Responsable” y “Construcción de Paz”.

Para garantizar la operación se cuenta con tres áreas transversales: Transforma, comunicaciones y el área Institucional y financiera. En esta última área creemos que nuestros colaboradores son nuestro mayor activo; por eso, contamos con una estructura operativa, administrativa y financiera sólida que apoya su trabajo y las iniciativas que desarrollan. Para lograrlo, implementamos procesos eficientes, confiables y transparentes que posicionan a la FIP con sus actores de interés como una organización responsable en el manejo de los recursos y en el cumplimiento de la normatividad legal.

Objeto del contrato

Apoyar las actividades que soportan las compras y contratos de los proyectos y la operación de la Fundación Ideas para la Paz, de acuerdo con las políticas, normas y procedimientos.

Obligaciones / Actividades

1. Consolidar y realizar seguimiento al archivo digital de los procesos, asegurando que toda la documentación este completa y cumpla con los requerimientos (TDR, cotizaciones, formato de requisición, evaluación si aplica, aprobaciones, contrato si aplica y orden de servicio firmadas, listas de verificación).

2. Apoyar las actividades el proceso de compras establecido en la FIP.

3. Mantener actualizada la base de datos de proveedores.

4. Realizar consultas a los proveedores FIP en las listas de verificación requeridas por los financiadores.

5. Solicitar las cotizaciones formales que se requieran según las necesidades de la FIP y realizar seguimiento telefónico para asegurar la respuesta de los proveedores.

6. Recepción y verificación de cotizaciones y de documentos de los proveedores.

7. Elaboración de las requisiciones requeridas.

8. Apoyar las actividades y proceso de contratación de eventos de proyectos en caso de requerirse.

9. Apoyar las actividades y procesos de contratación en campo, en caso de requerirse.

10. Apoyar la elaboración de las certificaciones comerciales requeridas por los proveedores.

11. Desempeñar demás actividades asignadas por la Coordinación Administrativa y Financiera y las direcciones de Área.

12. Prestar un servicio con calidad y oportunidad a los clientes internos de la FIP.

13. Realizar todas sus gestiones dentro de los parámetros definidos por los códigos de ética y el Sistema de Gestión de Calidad de la FIP.

Perfil

Técnico y/o tecnólogo en administración o ciencias afines con experiencia de un (1) año o más como auxiliar administrativo o auxiliar de compras.

Competencias

• Manejo obligatorio demostrable de herramientas Office (Word, Excel, PowerPoint) y otras herramientas tecnológicas.

• Habilidades para comunicarse verbalmente y por escrito con actores internos y externos de la FIP.

• Habilidad en el manejo de relaciones interpersonales y capacidad para trabajar en equipo.

• Cumplimiento en los plazos establecidos y facilidad para realizar actividades bajo presión.

Honorarios

Entre $ 1´500.000 y $ 1´800.000 de acuerdo con perfil y experiencia.

Tipo de vinculación

Contrato de prestación de servicios

Lugar de ejecución del contrato

Bogotá D.C. (Disponibilidad para viajar según requerimientos)

Fechas clave de la convocatoria